POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE
LA INFORMACIÓN
ARRENDAMIENTOS LONDOÑO GÓMEZ
S.A.
La sociedad ARRENDAMIENTOS
LONDOÑO GÓMEZ S.A., es una empresa comercial de nacionalidad colombiana,
domiciliada en la ciudad de Medellín, debidamente constituida y registrada en
la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, identificada con el NIT.
900.191.090-6; dedicada a ofrecer servicios inmobiliarios en todo el País,
tales como, servicios de arrendamiento, administración de inmuebles y venta de
inmuebles, gerencia, promoción y venta de proyectos inmobiliarios, sobre la
cual podrán concurrir las calidades de Responsable y Encargada del
Tratamiento.
Las oficinas principales de la
sociedad se encuentran ubicadas en la ciudad de Medellín, en la Calle 7D Nro.
43A – 99, Of. 501-514, teléfono 311 16 16.
Página web:
www.londonogomez.com
Correo electrónico:
info@londonogomez.com
ARRENDAMIENTOS LONDOÑO GÓMEZ
S.A. recibe, recolecta o accede en
razón del objeto social que desarrolla Datos Personales; bien sea directamente
o a través de las empresas ASOCIADAS y/o ALIADOS ESTRATÉGICOS, en
adelante Arrendamientos Londoño Gómez.
I. ALCANCE DE LA POLÍTICA.
La presente Política se
desarrolla con base en lo establecido en el Artículo 13 “Políticas de
tratamiento de la información” del Decreto 1377 de 2013, emanado del
Ministerio de Comercio Industria y Turismo, por medio del cual se reglamenta
parcialmente la Ley Estatutaria 1581 de 2012 reglamentado por el Decreto 886 de
2014; que tiene por objeto “desarrollar el derecho constitucional que tienen
todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se
hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos,
libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la
Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el
artículo 20 de la misma.”
Esta Política se aplicará a
todo Tratamiento de Datos Personales ocurrido en el territorio colombiano o
extranjero por parte de Arrendamientos Londoño Gómez y/o terceros con
los que Arrendamientos Londoño Gómez acuerde en todo o en parte la
realización de cualquier actividad relativa o relacionada con el Tratamiento de
Datos Personales. Así mismo, puede ser aplicable a terceras personas con
quienes Arrendamientos Londoño Gómez suscriba contratos de transferencia
de Datos Personales, con el fin de que tales personas conozcan las obligaciones
que les aplicarán cuando traten Datos Personales por cuenta de ARRENDAMIENTOS
LONDOÑO GÓMEZ S.A. o cualquier empresa que gerencie.
II. DEFINICIONES.
El significado de las
siguientes expresiones es el contenido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su
Decreto Reglamentario 1377 de 2013:
a. Autorización:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo
el Tratamiento de Datos Personales;
b. Base de Datos: Conjunto
organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento;
c. Dato
personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables;
d. Encargado
del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por
cuenta del Responsable del Tratamiento;
e. Responsable
del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento
de los datos;
f. Titular:
Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento;
g. Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
h. Datos
Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la
intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,
tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación
política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses
de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de
partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual y los datos biométricos.
i. Aviso
de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable,
dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la
cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de
información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades
del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
j. Dato
público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil
de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de
servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y
boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no
estén sometidas a reserva.
k. Transferencia:
La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado
del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información
o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del
Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
l. Transmisión: Tratamiento
de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera
del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización
de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
III. PRINCIPIOS PARA EL
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Arrendamientos Londoño Gómez, en el desarrollo de su objeto social, recolectará,
almacenará, usará, transferirá, transmitirá, y en general realizará cualquier
actividad u operación -TRATAMIENTO-
sobre los Datos Personales. En todo
Tratamiento realizado por Arrendamientos Londoño Gómez, los
Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfieran Datos Personales
deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en
la presente Política, con el fin de garantizar el derecho constitucional que
tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones
que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, estos
principios son:1. Legalidad en materia de
Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y
sus Decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014, es una actividad reglada
que debe sujetarse a lo establecido en dichas disposiciones y en las demás que
la desarrollen;
2. Finalidad: El
Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la
Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular al momento de
obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser Tratados por fuera
de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares;
3. Libertad: El
Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e
informado del Titular -AUTORIZACIÓN-. Los Datos Personales no podrán ser
obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal
o judicial que releve el consentimiento. Con relación a los Datos Personales
obtenidos con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012, Arrendamientos
Londoño Gómez utilizará los medios ordinarios y alternativos pertinentes
para convocar a los Titulares y adelantar el proceso de validación
correspondiente, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 de 2013;
4. Veracidad o calidad: La
información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error; en este caso Arrendamientos
Londoño Gómez podrá solicitar al Titular que complete o corrija la
información;
5. Transparencia: En el
Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable
del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
La información será suministrada por el (los) empleado(s) de Arrendamientos
Londoño Gómez encargado(s) de la protección de los Datos Personales; la
respuesta a la solicitud deberá hacerse por escrito enviado por correo
certificado a la dirección suministrada por el Titular, o por el medio
informado por el Titular para recibir la respuesta;
6. Acceso y circulación
restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la
naturaleza de los Datos Personales, por la Constitución, las disposiciones de
la Ley 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013. En este sentido, el
Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por
las personas previstas en la Ley;
Los Datos Personales, salvo la
información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de
divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o
terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario
1377 de 2013;
7. Temporalidad: Arrendamientos
Londoño Gómez no usará la información del Titular más allá del plazo
razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular, y en la medida
que el propósito de su Tratamiento lo justifique. Una vez cumplida la o las
finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo
contrario, se procederá con la supresión. No obstante lo anterior, los Datos
Personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento
de una obligación legal o contractual.
8. Seguridad: La
información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado
del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos
Reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014;, se deberá manejar con las medidas
técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad
a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento;
9. Confidencialidad: Todas
las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no
tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas en la Ley. A la terminación de dicho vínculo, los Datos
Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y
con la Ley.
IV. DERECHOS DEL TITULAR DE
DATOS PERSONALES.
Los Titulares de los Datos
Personales tienen los siguientes derechos, establecidos por la Ley:
a.
Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales frente a los Responsables
del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer,
entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no
haya sido autorizado;
b.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento
salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad
con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
c.
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del
Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos
Personales;
d.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la
modifiquen, adicionen o complementen;
e.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando lo considere
pertinente o cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y
garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá
cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el
Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a
la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución;
f. Acceder en forma gratuita a
sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
V. DEBERES DE LOS
RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO.
Los Responsables del
Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás
disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:
a.
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de habeas data;
b.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012,
copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento;
e. Garantizar que la
información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del
Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada;
g.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
Encargado del Tratamiento;
h.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la
Ley;
i.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la
Ley 1581 de 2012;
k.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de
consultas y reclamos;
l.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se
encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la
reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones
a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares.
o. Cumplir las instrucciones y
requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
VII. DEBERES DE LOS
ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO.
Los Encargados del Tratamiento
deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones
previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
a.
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de hábeas data;
b.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento;
c.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos
en los términos de la Ley 1581 de 2012;
d.
Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro
de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los
términos señalados en la Ley 1581 de 2012;
f. Adoptar un manual interno de
políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley
1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte
de los Titulares;
g.
Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la
forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012;
h.
Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión
judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre
procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular
y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y
Comercio;
j.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener
acceso a ella;
k.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración
de la información de los Titulares;
l. Cumplir las instrucciones y
requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
VIII. TRATAMIENTO DE DATOS
SENSIBLES.
El Tratamiento de los datos
sensibles a que se refiere el artículo 5° de la Ley 1581 de 2012 está
prohibido, a excepción de los siguientes casos expresamente señalados en el
artículo 6° de la citada norma:
a. El Titular haya dado su
autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no
sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b. El Tratamiento sea necesario
para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o
jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales
deberán otorgar su autorización;
c. El Tratamiento sea efectuado
en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte
de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de
lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre
que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos
regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán
suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d. El Tratamiento se refiera a
datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un
derecho en un proceso judicial;
e. El Tratamiento tenga una
finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse
las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
En el Tratamiento de Datos
Personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo
establecido en el artículo 6° de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las
siguientes obligaciones:
1. Informar al titular que por
tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
2. Informar al titular de forma
explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para
la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que
serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así
como obtener su consentimiento expreso.
Ninguna
actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales
sensibles.
IX. PROCEDIMIENTOS PARA
EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.
Las consultas, reclamos, quejas
y solicitudes presentadas por el Titular de los Datos Personales, por sus
causahabientes o sus representantes legales, por las entidades públicas o
administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, o
por los terceros autorizados por el Titular o por la Ley, se deberán realizar
por comunicación escrita dirigida a la dirección física o al correo electrónico
antes señalados.
Una vez recibida la solicitud,
la persona encargada de dar respuesta verificará los datos de la persona que
hace la solicitud y procederá a dar respuesta de acuerdo con el tipo de
solicitud, teniendo en cuenta lo establecido en la Ley:
- CONSULTAS.
Los Titulares o sus causahabientes
podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de
datos. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán
suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o
que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta será atendida en un
término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de
recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho
término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá
superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.
Las disposiciones contenidas en
leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán
establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
- RECLAMOS.
El Titular o sus causahabientes que
consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de
corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán
presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del
Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará
mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del
Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos
que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se
quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al
interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo
para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se
entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el
reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en
un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo
completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en
trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días
hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para
atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y
la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
VI. DEL TRATAMIENTO.
CLIENTES:
Arrendamientos Londoño Gómez, en el desarrollo de sus actividades comerciales,
recolectará, almacenará, usará, transferirá, transmitirá, y en general
realizará cualquier actividad u operación -TRATAMIENTO- sobre los Datos
Personales de los clientes. De acuerdo con lo anterior, los Datos Personales
Tratados por Arrendamientos Londoño Gómez deberán someterse únicamente a
las finalidades que se señalan a continuación, así mismo los datos personales
tratados por los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales
por virtud de Ley o contrato; las finalidades del Tratamiento son las
siguientes:
1. El envío de información
sobre los inmuebles administrados y/o que se encuentran arrendados, vendidos o
en promoción tanto para arriendo como para venta por parte del Responsable o
del Encargado del Tratamiento.
2. Mantener actualizada la base
de datos de los clientes a los cuales se les han prestado los servicios
ofrecidos por Arrendamientos Londoño Gómez de acuerdo con las
necesidades particulares de los clientes, con el fin de brindar los servicios y
productos pertinentes.
3. Complementar la información
y en general adelantar las actividades necesarias para gestionar las
peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) presentados por los clientes
de Arrendamientos Londoño Gómez y/o por terceros, y direccionarlas a las
áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
4. Elaborar estudios
técnico-actuariales, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del
mercado, sobre los productos y servicios prestados por Arrendamientos
Londoño Gómez.
5. Enviar información y ofertas
comerciales de productos de Arrendamientos Londoño Gómez, así como
realizar actividades de mercadeo y/o comercialización de servicios y/o
productos que preste o que pudiera llegar a prestar u ofrecer.
6. La segmentación de clientes
e inversionistas con el fin de hacerlos partícipes de los proyectos y demás
labores de comercialización de los productos y servicios ofrecidos.
7. Realizar eventos
relacionados con los productos y servicios que ofrece Arrendamientos Londoño
Gómez.
8. Cumplir con las obligaciones
tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de Arrendamientos
Londoño Gómez, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
9. La transmisión de datos a
terceros con los cuales se hayan celebrado contratos y/o convenios con este
objeto, para fines comerciales, administrativos y/u operativos, y
certificaciones a los clientes y/o a terceros, de acuerdo a las disposiciones
legales vigentes.
10. Verificar la información
jurídica, financiera y técnica en procesos contractuales que adelante Arrendamientos
Londoño Gómez o terceros.
11. El proceso de archivo, de
actualización de los sistemas y de protección y custodia de información y de
bases de datos de Arrendamientos Londoño Gómez.
12. Cumplir con los procesos
internos de la Compañía en materia de administración de proveedores,
contratistas y compañías aseguradoras y/o afianzadoras.
15. Las demás finalidades que
determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para
su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y
regulatorias, así como a las políticas de Arrendamientos Londoño Gómez.
POSTULADOS, EMPLEADOS Y
PERSONAL RETIRADO:
Arrendamientos Londoño Gómez, en el desarrollo de sus relaciones laborales,
recolectará, almacenará, usará, transferirá, transmitirá, y en general
realizará cualquier actividad u operación -TRATAMIENTO- sobre los Datos Personales de los interesados en
participar en los procesos de selección, contratación, de los empleados y del
personal retirado.
Arrendamientos Londoño Gómez
informará, de manera anticipada, a
las personas interesadas en participar en un proceso de selección y/o
contratación, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que
suministre el postulado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante
el proceso de selección. Arrendamientos Londoño Gómez, una vez finalice
el proceso de selección, informará el resultado; los titulares de los datos
podrán autorizar por escrito la permanencia de los mismos en poder de
Arrendamientos Londoño Gómez para futuros procesos de selección. En el evento
de que no se obtenga dicha autorización, la información obtenida, será
eliminada de los sistemas de información y destruida físicamente. Los datos
personales e información obtenida del proceso de selección respecto del
personal seleccionado para laborar en Arrendamientos Londoño Gómez,
serán almacenados en la respectiva carpeta personal. Arrendamientos Londoño
Gómez cuando contrate procesos de selección de personal con terceros
regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos
personales entregados por los interesados, así como la destinación de la
información personal obtenida del respectivo proceso. Igual procedimiento se
llevará a cabo en los casos en que se contrate personal a través de una empresa
temporal.
En cuanto a la información del
personal retirado esta permanecerá en poder de Arrendamientos Londoño Gómez, en
el medio que esta destine para ello y bajo condiciones de seguridad.
De acuerdo con lo anterior, los
Datos Personales Tratados por Arrendamientos Londoño Gómez deberán
someterse únicamente a las finalidades que se señalan a continuación, así mismo
los datos personales tratados por los Encargados o terceros que tengan acceso a
los Datos Personales por virtud de Ley o contrato; las finalidades del
Tratamiento son las siguientes:
1. Dar cumplimiento a todas y
cada una de las obligaciones y ejercer los derechos que se derivan de su
calidad de EMPLEADOR, y en general, de las actividades propias de su objeto
social principal y conexo, las cuales pueden ser prestadas directamente o con
el apoyo de terceros con quienes se compartirá la información personal, tales
como entidades de seguridad social, operadores de información, empresas de
servicios de Outsourcing que requieran de los datos personales para los fines
relacionados con el objeto contratado.
2. Para actividades de mercadeo
y/o promoción de los productos propios del objeto social de Arrendamientos
Londoño Gómez o de terceros con quienes Arrendamientos Londoño Gómez haya
celebrado alianzas comerciales o productos relacionados con el sistema
financiero, conforme a las normas que regulan estas materias, las cuales pueden
ser adelantadas directamente por Arrendamientos Londoño Gómez, o con el
apoyo de terceros encargados con quienes se compartirá´ la información.
3. La administración del
recurso humano de Arrendamientos Londoño Gómez, procesos de
capacitación, realización de evaluación del desempeño, adelantar programas de
bienestar social y salud ocupacional, expedición de certificaciones laborales,
suministro de referencias laborales en caso de ser solicitadas.
4. Cumplir con los procesos
internos de la Compañía en materia de administración de proveedores y
contratistas.
5. Verificar, comparar, evaluar
las competencias laborales y personales de los empleados.
6. Envío de información de
interés.
PROVEEDORES:
Arrendamientos Londoño Gómez
informará a los proveedores las políticas aplicables al tratamiento de los
datos personales que estos suministren en cumplimiento de la relación
contractual y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del
tratamiento a dicha información.
Las finalidades del tratamiento
de los datos personales suministrados por los proveedores de la sociedad, son:
1.
Ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada
por los proveedores para su fácil identificación.
2.
Consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el proveedor se
encuentre almacenada en las bases de datos.
3.
Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por
los proveedores.
4.
Envío de información de interés y de invitaciones a eventos programados.
5.
Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades
judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de funciones y/o
servicios públicos, en caso de que la sociedad contrate plataformas basadas en
tecnología en la nube, los datos podrán ser transferidos a los países donde se
encuentren los centros de datos del proveedor del servicio.
6.
En caso de utilizar esta tecnología, podrá entregar los datos personales al
proveedor quién actuará como encargado del tratamiento de los mismos.
7.
Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la
sociedad.
8. Entrega de los datos
personales a terceros a quienes se les encargue el tratamiento de los mismos.
ACCIONISTAS:
Los datos e información
personal de los accionistas de Arrendamientos Londoño Gómez, se considera
información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio
y tiene el carácter de reserva por disposición legal.
En consecuencia, el acceso a
tal información personal se realizará conforme las normas contenidas en el
Código de Comercio que regulan la materia. Arrendamientos Londoño Gómez solo
usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de
la relación estatutaria existente.
V. ENCARGADO DE LA
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
Arrendamientos Londoño Gómez
ha dispuesto al área Jurídica como la
encargada del manejo de los Datos Personales y de la atención de los clientes,
relacionada con la Protección de los Datos. Ésta persona es responsable de la
recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de conformidad
con la Ley y esta Política.
Los datos del contacto son:
Dirección física:
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dirigida bien sea al Responsable y/o al Encargado del Tratamiento, a la Calle
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modificada por Arrendamientos Londoño Gómez y hará parte de los
contratos que celebre, y donde resulte pertinente. Toda modificación de esta
Política tendrá que ser comunicada previamente a los Titulares, las cuales
serán informadas en la página web www.londonogomez.com o mediante comunicación
escrita enviada a la dirección física o electrónica de los titulares de los
Datos Personales, siempre y cuando Arrendamientos Londoño Gómez tenga
esa información en su poder.
Los Datos Personales que sean recolectados, almacenados,
utilizados o transmitidos permanecerán en la Base de Datos de Arrendamientos
Londoño Gómez , teniendo en cuenta el criterio de temporalidad que sea
necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales
fueron recolectados.